PROYECTO DIGITAL-SERVICIO-Sistemas de gestión de documentos

Digitalización de documentos físicos
Automatización de manuales en PDF
Vectorización de planos
Sistemas *de gestión de documentos*

Diseñamos e implementamos sistemas computarizados de búsqueda jerarquizada de información, especialmente adaptados a las necesidades de nuestros clientes, esta solución tiene como objetivo lograr que nuestros clientes mejoren de manera sensible el nivel de acceso y la efectividad con que se busca y se recupera información importante para sus procesos cotidianos de negocios.

Básicamente ofrecemos una metodología sencilla y adaptada a sus necesidades particulares, para convertir sus archivos físicos en archivos digitales perfectamente indexados en un sistema informático de manejo de documentos, que permita el acceso a cualquier documento de manera instantánea por múltiples usuarios y desde múltiples localidades.

Individualización del caso: Cada cliente tiene necesidades y prácticas de negocio distintas, por lo que es muy importante estudiar con detenimiento la problemática específica, para poder diseñar una solución adaptada a sus necesidades y posibilidades.
Planificación: Con la asistencia del cliente se deben tomar decisiones acerca del diseño del proyecto tales como: ¿qué tipo de documentos se va a incluir en el proyecto?, si se va a comenzar con los archivos históricos o con los documentos que se generan día a día, el tiempo de ejecución, la clasificación necesaria para que la indexación posterior proporcione los beneficios esperados, la infraestructura disponible, y en general todos los detalles, que bien considerados, garantizan el éxito del proyecto.
Preparación de los documentos: Nuestro equipo se encarga de manipular los documentos físicos y prepararlos para su digitalización. Básicamente consiste en separar, agrupar, desencuadernar, quitar grapas, clips, o reparar, de manera que puedan ser introducidos en nuestros equipos de digitalización de alto volumen.
Digitalización y conversión: Este es el paso crucial del proyecto, pues se convierten en archivos digitales todos los documentos físicos. Una vez digitalizados de forma continua, son separados en documentos individuales y convertidos a formato PDF u otro según especificación, bajo el escrutinio de un exigente sistema de control de calidad que garantice la correspondencia exacta entre el documento físico y el digital.
Indexación: cada documento debe ser clasificado, y luego introducir sus claves de indexación en el sistema de manejo de documentación específicamente diseñado y adaptado a las necesidades del cliente. Este paso es especialmente importante, pues de éste depende que sea posible la recuperación eficiente de la información, por lo que también en este paso se hace mucho énfasis en el control de calidad.
Almacenamiento: Dependiendo de los requerimientos de cliente, los documentos físicos pueden ser nuevamente archivados, destruidos o simplemente empacados y reubicados en un almacén remoto. Por seguridad, a solicitud del cliente, y de acuerdo a estrictas normas de confidencialidad, estamos en capacidad de guardar respaldo de sus documentos digitales, en previsión de la ocurrencia de situaciones que comprometan las instalaciones de nuestros clientes.
Mantenimiento: El mantenimiento del sistema es fundamental, ya que deben agregarse los nuevos documentos que se generen, así como para hacer ajustes o modificaciones en el sistema de gestión que permitan mejorar el rendimiento del mismo.
Entrenamiento: Ofrecemos el entrenamiento necesario a los usuarios del sistema para garantizar que puedan obtener de éste el máximo provecho posible.